ISO 9001 certificering

Vi beskriver i tre indlæg, hvordan en virksomhed kan implementere ISO 9001. Denne standard handler om at etablere et ledelsessystem til kvalitet dvs. hvordan man som ledelse bringer sig selv i kontrol over den kvalitet, som virksomhedens produkter og services har.

Vores beskrivelse tager udgangspunkt i den situation, som en ledelse står i inden ISO 9001 ønskes implementeret, hvor vi gerne vil give et overblik med fokus på de væsentligste forhold og forandringer. Dette har vi opdelt i følgende:

• Principper for kvalitetsledelse, dvs. hvad er centrale ledelsesværdier bag ISO 9001 (se her)
• De fire faser i implementeringen af ISO 9001 (se her)
• Certificering af virksomheden, hvordan dokumenteres implementeringen formelt (dette indlæg)

Vi håber, at læseren får værdi af disse gennemgange og vil meget gerne kontaktes for uddybninger eller kommentarer.
 

Indledning

Denne sidste del beskriver ISO 9001 certificering. Den officielle certificering med et ”certifikat på væggen” er et mål for de fleste virksomheder, da det kan være helt afgørende for salg og markedsføring. Certificering kan dog også opfattes som et klart defineret mål for virksomheden, der giver motivation for at implementere både det nemme og det mindre nemme.
Det tidsmæssige forløb kan variere en del, men nedenstående figur viser det typiske forløb og introducerer samtidigt de gængse betegnelser.


 

Implementering

Vi har i de tidligere indlæg beskæftiget os med implementering, dvs. hvad der skal til for at leve op til ISO 9001. For at være kosteffektiv i certificeringsforløbet, bør implementeringen være tæt på gennemført, inden der tages kontakt med et certificeringsfirma, så disse kan have fokus på at verificere, at implementeringen er på plads.

Det er vigtigt at forstå, at der er en formel adskillelse mellem firmaer, som hjælper med implementering (som Proces360) og firmaer, som kan certificere. Denne adskillelse er nødvendig for at sikre objektivitet og habilitet, så certificeringen kan bevare sin værdi som et kvalitetsstempel i markedet.

Et typisk spørgsmål er, hvor lang tid tager det at gennemføre implementering? Svaret er i sin natur ikke enkelt, da det hænger sammen med mange virksomhedsspecifikke faktorer, eks. udgangspunktet, kompleksiteten af virksomheden og fokuseringen i implementeringsfasen. For virksomheder, hvor processerne allerede fungerer, og man derfor kan fokusere på at dokumentere og blive klar til certificering, kan certificering måske opnås på tre måneder. For de fleste vil det tage længere, typisk seks måneder.
 

Fase 1

I denne fase har certificeringsfirmaet fokus på at sikre implementeringsgrundlag, således den formelle fase 2 ikke igangsættes uden en rimelig sandsynlighed for succes, hvilket vil lede til frustrationer og spild af ressourcer.

Spørgsmål, som typisk skal afklares i fase 1, er:

• Er virksomhedens beskrivelse af processer og andre dokumentationskrav opfyldt?
• Er implementeringen af ISO 9001 komplet?
• Er der præcise formuleringer af rammerne for kvalitetsstyringssystemet eks. formål, forretningsgrundlag, lovkrav, interessenter, politikker, risici og mål?
• Har ledelsen forstået og demonstreret, at de har en hovedrolle i implementeringen?
• Er der klarhed om omfanget af systemet; fysisk, funktionelt og organisatorisk?

Virksomheden bør forberede dokumentation til fase 1, som kan effektivisere denne, hvilket typisk omfatter:

• Adgang til procesbeskrivelser, så eksterne deltagere kan være forberedte
• Eksempler på typiske projekter/sager/situationer, som kan give et indtryk af forretningen og af kvalitetsaspekter i det daglige
• Krydsreferenceliste i udkast som viser, hvordan virksomheden i sit kvalitetsledelsessystem har tænkt sig at implementere krav i ISO 9001
• Kvalitetsregistreringer (eks. reviews, testresultater, kalibreringer, produktfejl)
• Håndtering af fejl, herunder korrigerende og forebyggende handlinger
• Interne audits.

De fleste certificerende virksomheder har en checkliste, som bruges til dette formål.
 

Fase 2

Fase 2 har fokus på at gennemføre den formelle certificering, og den kan begynde, når virksomheden har adresseret de problemer, som er afdækket i fase 1. Der vil typisk være noget, der skal adresseres efter fase 1, men omfanget varierer erfaringsmæssigt en del.

Den certificerende virksomhed vil i fase 2 foretage et audit, hvor den efterviser, at implementeringen er tilstrækkelig. Denne skal selvfølgelig omfatte alt, hvad ISO 9001 kræver. men følgende kan betragtes som centralt:

• Risikovurdering
• De beskrevne processer
• Krydsreferenceliste som viser, hvordan virksomheden har implementeret hvert krav i ISO 9001
• Overvågning, måling, rapportering og gennemgang af præstationer i forhold til de fastlagte målsætninger og mål
• Styring af virksomhedens processer dvs. beskrivelse, implementering, vurdering og forbedring
• Interne audits
• Ledelsens evaluering.

Certificering

Certificering kan ske, når fase 2 er gennemført med positivt resultat. Herefter starter faste treårige cykler med vedligeholdelsesbesøg og recertificering (se herunder).
 

Vedligeholdelsesbesøg

Vedligehold og forbedring af kvalitetsstyringssystem er en fast del af ISO 9001 og skal løbende udføres af virksomheden, således systemet fortsat passer til virksomheden og fortsat skaber værdi.

Udover at efterleve det beskrevne system, vil vedligehold have særligt fokus på følgende dele af ISO 9001 (sektion 9 og 10):

• Overvågning, måling, analyse og evaluering
• Intern audit
• Ledelsens evaluering
• Løbende forbedring.

Vedligeholdelsesbesøg udføres af den certificerende virksomhed for at sikre, at der sker løbende vedligehold og ikke kun panikagtige handlinger hvert tredje år. For de fleste mindre og mellemstore virksomheder sker dette én gang om året, og det varer typisk 1 eller 2 dage. Er virksomheden større eller har en kompleks forretning, så kan kravet til hyppighed og omfang være højere.
 

Recertificering

Recertificering er i udgangspunktet en gentagelse af certificering, men simplere da man må antage, at den herover beskrevne fase 1 stadig er på plads. Endvidere kan forløbet effektiviseres med udgangspunkt i erfaringer fra tidligere vedligeholdelsesbesøg.