ISO9001

Kvalitetsstyring baseret på ISO-standarderne har været dominerende de sidste 30 år. Intet overlever så længe uden at skabe værdi og ingen anden lignende standard har opnået så stor en international udbredelse.

ISO 9001 handler om at lede kvaliteten i virksomheden, dvs. at definere den ønskede kvalitet, at planlægge, hvordan virksomhedens funktioner skal bidrage, at frembringe virksomhedens produkter og ydelser, samt at evaluere og forbedre indsatsen. ISO9001:2015 versionen lægger i høj grad vægt på ledelsens aktive indsats og giver mulighed for en risikobaseret tilgang til implementeringen. Det giver jer et effektivt redskab ved handel, både ved at være troværdige overfor kunder og ved at kunne styre egne leverandører.

Implementering af standarden er også en måde at skabe løbende forbedringer, så de samme fejl ikke gentages og så produktivitet og effektivitet forbedres. Er der konkrete problemer med materialer eller arbejdsgange så forbedres disse, men der er også fokus på bagvedliggende årsager; har vi de rette ressourcer? er medarbejdere motiverede og kompetente? er vores kommunikation i orden? har vores leverandører også den rette kvalitet?

ISO 9001 har et stærkt fokus på processer og dermed også samarbejdet i og mellem forskellige afdelinger og funktioner. Mange ser samarbejde og kommunikation som væsentlige årsager til problemer, og netop derfor er velfungerende processer en helt afgørende faktor for succes.

Hvad består ISO 9001 af?

Standarden beskriver syv hovedindsatser.

Organisationens rammer. Selvom mange virksomheder deler mange fælles udfordringer og egenskaber, så er det helt essentielt, at kvalitetsstyringen tilpasses den konkrete virksomhed. Standarden kræver, at man tager udgangspunkt i organisationens mål og sikrer en stærk binding mellem kvalitetsledelsen og ledelsen generelt. Ligeledes afklares kundernes, ledelsens, medarbejdernes og omgivelsernes behov og forventninger. Resultatet af dette er et tilpasset og optimalt kvalitetsledelsessystem for den enkelte virksomhed.

Lederskab. Dette omfatter den klassiske del omkring fastlæggelse af mål og forventninger, men har også fokus på at skabe engagement hos medarbejderne. Dette sker gennem klarhed omkring roller, ansvar og beføjelser. Dermed har hver medarbejder en forståelse af egen rolle og også, hvad der kan forventes fra andre, som medarbejderen arbejder sammen med.

Planlægning. Planlægning omfatter nedbrydelse af mål til konkrete handlinger samt nødvendige ressourcer. Dette omfatter kvalitetsledelsen, men også linje- og støttefunktioner eks. design, produktion og test. For at hjælpe med hverdagens udfordringer har planlægning her et særligt fokus på ændringer - når forudsætninger skrider, og der ikke er fuldstændig sammenhæng mellem opgavemængden og ressourcerne.

Støttefunktioner. Funktioner kan i større virksomheder være centraliserede i form af afdelinger for planlægning, HR eller ressourcer, men er i mindre virksomheder typisk fordelte i linjeafdelinger. Standarden har fokus på ressourcer og kompetencer, hvilket hos nogle gør medarbejderne til det centrale omdrejningspunkt. Ligeledes er der fokus på bevidsthed om professionalisme og kommunikation i virksomheden - det er punkter, som ofte er svagheder i praksis. Endelig hører frembringelse og styring af dokumentation med i dette område.

Realisering/frembringelse/drift. Dette er virksomhedens hovednerve, hvor dets produkter og ydelser skabes og leveres. Standarden tager udgangspunkt i krav, som leder til design og udvikling, og endelig til produktion og levering. Til at understøtte dette sker en operationel planlægning og opfølgning, som også omfatter eksterne leverancer. Endelig er der stærkt fokus på kvaliteten af produkter og ydelser, så kun de rette frigives mens resten håndteres systematisk.

Evaluering. Overvågning, måling og analyse bruges til at præstationsevaluere organisationen. Ligeledes bruges intern audit til at sikre produkter og processers opfyldelse af proceskravene. Ledelsen evaluerer og sikrer dermed feedback i relation til virksomhedens mål.

Forbedring. Dette dækker over håndtering af fejl og mangler eks. ved produkter eller eksterne leverancer. Der sker en systematisk analyse som afklarer både, hvordan fejlramte produkter håndteres, men også hvordan dette undgås i fremtiden. Sidst men ikke mindst, så gennemføres løbende forbedringer som leder til bedre produktivitet, effektivitet og kvalitet.

Hvordan kommer man i gang med ISO9001?

Proces360 tager udgangspunkt i jeres situation eks.

• Er kvalitetsledelse nyt for jer, så kan vi etablere og hjælpe med at implementere et kvalitetsledelsessystem, hvorefter vi kan lede jer gennem processen med at opnå certificering.
• Trænger jeres eksisterende løsning til nye øjne, eller er det sandet til, så kan vi give jer en forbedringsplan og/eller sikre en recertificering.
• Lej en kvalitetschef - er I en mindre virksomhed, som ikke har tilstrækkelige opgaver til at beskæftige en fuldtidsperson med kvalitetsledelse- og styring, så tilbyder vi at tage ansvar for hele kvalitetsprocessen og ledelsessamarbejdet og insource kvalitetsledelse og kvalitetsstyring.

Vi har massiv erfaring indenfor feltet og kan sikkert finde en god løsning, der passer lige til jer.

Analyse og rådgivning

Det afgørende er at forstå virksomhedens behov, ønsker samt ikke mindst jeres ønskede risikoniveau. Ud fra dette kan rammerne formuleres, indenfor hvilke kvalitetsløsningen skal virke. I samme omgang er det vigtigt at fokusere på det samlede sæt af forventninger og risici i forbindelse med virksomhedens virke.

Der bør også gennemføres interviews med nøglemedarbejdere om nuværende praksis og udfordringer. Det giver troværdige og ofte også meget værdifulde input, og medarbejderne føler sig involveret og hørt. Samtidig sikrer dette også, at systemet kommer til at håndtere udfordrende samarbejdsforhold, og identificerer korrekte roller og ansvar i organisationen.

Med ovenstående som udgangspunkt kan Proces360 rådgive omkring løsningen ud fra virksomhedens helt konkrete situation.

Udvikling og implementering

Den største opgave her er typisk at udvikle en kvalitetsledelsessystem for virksomheden. Her vil de nuværende processer være grundlag for udarbejdelse af kvalitetshåndbogen for at reducere udgiften men også for at sikre opbakning til den nye løsning.

Vi har gode erfaringer med dynamiske og elektroniske systemer, som er mere effektive end traditionelle løsninger, ligesom det giver større engagement i virksomheden, da informationerne er let tilgængelige.

Proces360 lægger vægt på en positiv proces, hvor de enkelte medarbejdere inddrages og får medejerskab i processen og produktet, så der skabes pragmatiske løsninger, der fungerer i længden.

Realisering og optimering

Der er ofte dele, som skal justeres for at opnå målet fuldt ud. Løbende forbedringer implementeres i samarbejde med virksomhedens ledelse og medarbejdere.

Målsætning for denne driftsfase er en løbende optimering og effektivisering af virksomheden og dens processer efterhånden som vilkår ændres eller innovation skaber nye muligheder, og derved skabe grundlag for en øget indtjening for virksomheden.

Proces360 kan tilbyde en meget bred og omfattende erfaring, som jeres virksomhed kan udnytte til at realisere jeres mål.